Datenschutz

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Notariatsverwalter Dr. Joel Reyes y Ráfales
Steinbuschstraße 10

Wissen 57537

+ 49 (0) 2742 91361-0
j.reyes@notarnet.de
www.notar-wissen.de

2. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer notariellen Tätigkeit erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Durchführung unserer Aufgaben erforderlich sind und die wir von Ihnen selbst oder von Dritten erhalten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut). Dies umfasst insbesondere:

Daten zur Person wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Geburtsregisternummer
Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, postalische Adresse, Faxnummer
Dokumentationsdaten (z. B. Urkunden, Verträge, Vollmachten)
bei bestimmten Verträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer
in bestimmten Fällen auch Angaben zu Ihrer Vermögenssituation (z. B. bei Vorsorgevollmachten, Eheverträgen) und ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen
in bestimmten Fällen Daten aus Rechtsbeziehungen zu Dritten (z. B. Daten zu Darlehensverträgen, Registerdaten, Aktenzeichen hierzu, Kontonummern

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch-, Handels-, Vereinsregistern

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Als Notariatsverwalter bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung
einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten. Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben

wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (z. B. gegenüber der Finanzverwaltung),
wenn dies für die Durchführung (von Ihnen beauftragter) notarieller Angelegenheiten erforderlich ist (z. B. an das Grundbuchamt, Register),
gegenüber der Standes- und Dienstaufsicht (die ihrerseits einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt),
gegenüber externen IT-Betreuern,
wenn Sie in die Weitergabe eingewilligt haben.

5. Übermittlung an Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Speicherung von personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Nach § 50 NotAktVV gelten für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, folgende Aufbewahrungsfristen:

a) für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre,

b) für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre,

c) für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente 30 Jahre,

d) für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,

e) für die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,

f) für die in der Sondersammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,

g) für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente 7 Jahre (kann der Notar bzw. Notariatsverwalter im Einzelfall verlängern, § 52 NotAktVV),

h) für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und

i) für die in der Generalakte verwahrten Dokumente 30 Jahre.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet,
sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und
handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch,
Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften
zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7. Rechte der betroffenen Person

Im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten haben Sie die folgenden Rechte:

Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn

ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten
ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden,
berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten
unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich
vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer
Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen
Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung
von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite,
während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder
ggfls. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im
öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben
kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation
ergeben.
sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden (siehe unten Ziff. 11).

8. Datenschutzbeauftragte, Anschrift

Notariatsverwalter Dr. Joel Reyes y Ráfales
z.H. der Datenschutzbeauftragten
57537 Wissen, Steinbuschstraße 10

9. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung kontinuierlich verbessert.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern, um sie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder zur Anpassung an die Weiterentwicklung unserer Notariatsdienstleistungen anzupassen. Eine aktualisierte Fassung der Datenschutzerklärung wird stets auf unserer Website veröffentlicht.

11. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzvorschriften verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
Telefon +49 (0) 6131 8920-0
Telefax + 49 (0) 6131 8920-299
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

12. Online-Formulare
Mit unserer Website ist eine Schaltfläche für die Online-Datenaufnahme verknüpft, mit der Sie die Möglichkeit haben, uns Daten per Online-Formular zu übermitteln. Nehmen Sie diesen Online-Service von NotarNow (LegalNow GmbH, Lena-Christ-Straße 2, 82031 Grünwald) in Anspruch, so werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen kurzzeitig automatisch auf den NotarNow-Servern gespeichert und im Anschluss an uns weitergeleitet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung per Secure Socket Layer (SSL/TLS).

Die Speicherung dient allein zu Zwecken der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person. Eine Weitergabe der Daten an weitere Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.

Die von Ihnen im Online-Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Bei Nutzung der „Zwischenspeichern“ Funktion werden Ihre Online-Formulareingaben verschlüsselt und anonymisiert für 30 Tage gespeichert. Wird das Online-Formular nicht innerhalb dieser 30 Tage an uns übermittelt, erfolgt die vollständige Löschung der Formulareingaben automatisch. Eine Aufforderung zur Löschung Ihrerseits ist in diesem Fall nicht notwendig.